A decisão de um funcionário de falar abertamente sobre uma transgressão é pessoal. Muitos denunciantes são motivados por quererem fazer a coisa certa. No entanto, embora os empregadores sejam proibidos de se vingar após um funcionário expor algum tipo de transgressão, a carreira de um denunciante ainda pode ser prejudicada. O bullying no local de trabalho (considerado “pouco notório”) é difícil de detetar. 

Mesmo que exista um sistema de denúncia anónimo, os denunciantes ainda precisam de coragem e determinação para expor as transgressões, pois poderão estar a expor, consequentemente, colegas ou até mesmo a própria organização com a qual trabalham há muitos anos.

Atualmente, muitos países europeus têm apenas proteções legais parciais em vigor para denunciantes. No entanto, prevê-se uma mudança na Europa com a nova Diretiva da UE, que contém proteções amplas de liberdade de expressão para denunciantes nos setores público e privado em todos os estados membros da União Europeia.

Esta Diretiva proíbe retaliações diretas ou indiretas (demissões, humilhações e outras formas de discriminação) contra funcionários atuais e ex-funcionários, candidatos, apoiantes do denunciante e jornalistas. A proteção, no entanto, aplica-se apenas à comunicação de irregularidades relacionadas com a legislação da UE.

O denunciante pode optar por fazer a sua denúncia utilizando primeiramente o sistema interno da empresa ou ir diretamente à autoridade supervisora ​​competente. Se nada for feito em resposta a tal denúncia ou se o denunciante tiver motivos para acreditar que há um interesse público, pode ir diretamente ao público. São sempre protegidos em qualquer um destes casos.

A questão de os denunciantes exporem as irregularidades publicamente deu início a um debate sobre “a necessidade de sigilo por parte do governo” versus “o direito do público saber”. Ou seja, em algumas situações a denúncia de irregularidades pode muitas vezes ser ilegal se as informações expostas ameaçarem a segurança nacional.

O comportamento ético da denúncia pode ser considerado uma questão complicada. A denúncia geralmente traz dois valores morais para o conflito: justiça e lealdade. Por um lado, fazer o que é justo e correto (ou seja, falar sobre a má conduta) pode por vezes entrar em conflito com a lealdade (ou seja, ter trabalhado para uma organização por muitos anos). A denúncia de irregularidades pode ser considerada uma violação de confiança. Muitos denunciantes decidem denunciar porque colocam o valor da justiça e de fazer o que é certo em detrimento da lealdade à sua organização.

O facto de um denunciante ser um “herói” ou um “traidor” depende apenas das suas próprias intenções. Claro que, quando acontece existir um incentivo financeiro ou reconhecimento público, por serem denunciantes, leva a que haja uma motivação extra. 

Uma forma de desencorajar a denúncia “antiética” é disponibilizar um canal interno (anónimo) para denunciar irregularidades. A presença de tal sistema significa que as identidades dos denunciantes são mantidas em segredo e são menos propensos a informar fontes externas (como a imprensa), onde poderiam tentar ganhar fama.

A denúncia de irregularidades é importante para promover altos padrões éticos e, assim, manter a confiança do cliente e do público numa organização e nas suas operações. Ao denunciar, irá contribuir para prevenir o possível aumento de uma má conduta.

Normalmente existe um serviço independente que fornece e estabelece comunicação anónima entre o denunciante e as pessoas que recebem as mensagens. O serviço é separado da secção de informática da empresa e não rastreia endereços IP ou outros dados que possam identificar a pessoa que enviou a mensagem. As mensagens só podem ser decriptografadas por indivíduos autorizados.

A melhor forma de garantir isso, é ter acesso a um canal de comunicação de um dispositivo que não esteja conectado à intranet da empresa.

Seguindo o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE, os responsáveis ​​pela conformidade são agora obrigados a seguir procedimentos muito específicos ao lidar com dados pessoais, especialmente no que se refere a questões de relatórios de denúncias e repórteres.

O RGPD teve um impacto direto sobre o assunto da confidencialidade na denúncia de irregularidades. O RGPD declara que as empresas não podem recolher dados pessoais sem que os titulares dos dados sejam informados sobre de que forma estes serão processados. Isto significa que as empresas são obrigadas a informar os acusados ​​de denúncias, das denúncias contra eles. Se o RGPD fosse interpretado à letra, o acusado também teria o direito de saber o nome do denunciante, o que significa que deixaria de haver sigilo. Isto pode resultar num impedimento para potenciais denunciantes e pode levar a menos testemunhos.

Para garantir que as identidades dos denunciantes são mantidas em sigilo, as autoridades para a proteção de dados recomendam o uso de sistemas de denúncias que permitem denúncias anónimas. Isto porque, se uma denúncia for anónima, o acusado só precisa de ser informado de que uma denúncia (anónima) foi recebida contra ele. A identidade do denunciante permanece protegida.

Para permitir uma investigação completa, deve existir uma descrição detalhada, incluindo o que aconteceu, bem como quando e onde aconteceu. Não é necessário ter provas das suspeitas, mas uma denúncia deve sempre ser enviada apenas quando se tem mesmo certeza. 

A denúncia pode ser realizada através do canal de denunciantes ou publicamente. O canal da web deve ser independente do dispositivo e estar disponível para smartphones, tablets e PCs.

A empresa tem de seguir a ISO 27001 (o mais recente padrão internacional de segurança da informação). Esta é configurada para garantir que a segurança da informação, incluindo a gestão de dados pessoais, seja considerada em todas as decisões durante o desenvolvimento e ao longo da vida. Garantindo a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados.